Gestion de residentes y unidades
Registrar, editar y desvincular propietarios e inquilinos
El nucleo del sistema es el padron de residentes. Aqui puedes registrar quien vive en cada unidad, distinguir entre propietarios e inquilinos, y mantener los datos de contacto actualizados.
Pasos
Ve a Panel -> Residentes
En el panel de administracion, haz clic en Residentes en el menu lateral. Veras el listado de todas las unidades del edificio.
Anade una nueva unidad o residente
Haz clic en Nueva unidad para crear un departamento o Anadir residente para vincular a una persona con su unidad.
Completa los datos requeridos
Ingresa: nombre completo, DNI, correo electronico, telefono, tipo de vinculo (propietario/inquilino) y coeficiente de copropiedad.
Invita al residente al portal
Al guardar, el sistema enviara automaticamente un correo de bienvenida con sus credenciales de acceso al portal.
- El coeficiente de copropiedad es clave para el prorrateo correcto de cuotas. Verifica que sumen 100% entre todas las unidades.
- Puedes importar residentes en masa usando la plantilla Excel desde el boton de importacion.
- Un residente puede tener multiples unidades (ej: un propietario con departamento y estacionamiento).
Eliminar una unidad eliminara tambien su historial de pagos y comunicaciones. En vez de eliminar, considera marcarla como inactiva.
Emitir y gestionar cuotas
Cuotas ordinarias, extraordinarias y prorrateo
CAE permite emitir cuotas de mantenimiento mensual de forma masiva a todos los residentes, con prorrateo automatico segun coeficiente de copropiedad, o con montos fijos por unidad.
Pasos
Ve a Panel -> Cuotas
En el menu lateral, selecciona Cuotas. Veras el historial de todos los meses emitidos.
Emite cuotas del mes
Haz clic en Emitir cuotas. Selecciona el mes, el monto total del presupuesto y el metodo de distribucion: prorrateo por coeficiente o monto fijo por unidad.
Revisa el desglose antes de confirmar
El sistema te mostrara cuanto le corresponde a cada unidad. Puedes ajustar montos individuales si es necesario antes de emitir.
Confirma la emision
Al confirmar, las cuotas quedan disponibles en el portal de cada residente y se envian notificaciones automaticas por correo.
- Puedes emitir cuotas extraordinarias (reparaciones, mejoras) en cualquier momento.
- Las cuotas vencidas generan mora automaticamente si configuras el porcentaje en los ajustes del edificio.
- Usa la vista de Estado de cuenta por unidad para ver de un vistazo quien esta al dia y quien tiene deuda.
Las cuotas emitidas no se pueden eliminar, solo se pueden anular. Esto mantiene la trazabilidad contable del edificio.
Registrar y verificar pagos
Pagos en linea, transferencias y efectivo
Los pagos en linea realizados por residentes se registran automaticamente. Para pagos en efectivo o transferencia, debes registrarlos manualmente.
Pasos
Pagos en linea (automaticos)
Cuando un residente paga con tarjeta desde el portal, el pago se registra automaticamente y la cuota cambia a estado Pagada.
Registrar pago en efectivo o transferencia
Ve a Panel -> Pagos -> Registrar pago manual. Selecciona el residente, la cuota a aplicar, el monto, fecha y metodo de pago.
Adjunta el comprobante (opcional)
Puedes adjuntar la foto o PDF del voucher de transferencia como respaldo del pago registrado.
El sistema notifica al residente
Al guardar el pago, el residente recibe automaticamente un correo confirmando que su cuota quedo registrada.
- Revisa el panel de Pagos Pendientes de Verificacion para gestionar pagos reportados por residentes que requieren confirmacion.
- Puedes exportar el reporte de pagos del mes en Excel para la contabilidad.
Control de caja y movimientos
Ingresos, egresos y saldo del edificio
La caja del edificio es el registro centralizado de todos los movimientos de dinero: ingresos por cuotas, gastos en servicios, reparaciones y otros.
Pasos
Ve a Panel -> Caja
Veras el saldo actual del fondo de mantenimiento, el saldo del fondo de reserva y el historial de movimientos.
Registra un egreso
Haz clic en Nuevo egreso. Ingresa: categoria (Limpieza, Electricidad, Reparacion, etc.), monto, fecha, proveedor y descripcion.
Adjunta el comprobante
Sube la foto de la boleta o factura del gasto. Esto queda registrado para la rendicion de cuentas ante los propietarios.
Exporta el reporte mensual
Usa el boton Exportar para descargar el informe financiero del mes en Excel o PDF, listo para presentar en junta.
- Categoriza correctamente cada gasto para que los reportes sean utiles al momento de hacer la rendicion.
- El fondo de reserva debe mantenerse separado del fondo de mantenimiento ordinario.
- Puedes compartir el reporte financiero directamente con los propietarios desde el panel de documentos.
Publicar comunicados y avisos
Notificaciones masivas a todos los residentes
CAE te permite comunicarte con todos los residentes del edificio de forma masiva: publicar avisos de mantenimiento, recordatorios de asamblea, restricciones temporales y cualquier comunicado oficial.
Pasos
Ve a Panel -> Comunicados -> Nuevo comunicado
Escribe el titulo y el cuerpo del comunicado. Puedes usar formato basico (negritas, listas) para mayor claridad.
Adjunta archivos si es necesario
Puedes adjuntar PDFs, imagenes o documentos como el orden del dia de una asamblea.
Elige a quien va dirigido
Selecciona: Todos los residentes, Solo propietarios, Solo inquilinos, o una unidad especifica.
Publica y notifica
Al publicar, los residentes seleccionados recibiran una notificacion por correo electronico con el contenido del comunicado.
- Los comunicados importantes (cortes de agua, restricciones) deberian publicarse con al menos 24 horas de anticipacion.
- Puedes programar un comunicado para que se publique en una fecha y hora futura.
- Los comunicados quedan en el historial visible para todos los residentes en la seccion de Documentos.
Gestion de documentos del edificio
Reglamento, actas, contratos y mas
Centraliza todos los documentos legales y administrativos del edificio: reglamento interno, actas de junta, contratos de servicios, planos y mas.
Pasos
Ve a Panel -> Documentos
Veras todos los documentos cargados organizados por categoria: Legal, Actas, Contratos, Planos, Otros.
Sube un nuevo documento
Haz clic en Subir documento. Selecciona el archivo (PDF o imagen), asignale una categoria, titulo y descripcion.
Define la visibilidad
Elige si el documento es visible para todos los residentes o solo para la administracion.
Destaca los mas importantes
Marca como Destacado el Reglamento Interno y otros documentos clave para que aparezcan primeros en el portal.
- Mantén el Reglamento Interno siempre actualizado, es el primer documento que los residentes nuevos consultaran.
- Las actas de junta deben subirse en los primeros dias despues de la asamblea.
Reportes y exportaciones
Indicadores financieros y de gestion
CAE genera automaticamente reportes de gestion que te permiten tener una vision clara del estado financiero y operativo del edificio.
Pasos
Ve a Panel -> Reportes
Encontraras los reportes organizados por categoria: Financiero, Residentes, Cuotas, Caja.
Selecciona el periodo
Filtra por mes, trimestre o ano. Puedes comparar periodos para ver la evolucion.
Exporta el reporte
Usa el boton Exportar para descargar en Excel (.xlsx) o imprimir como PDF. Los reportes financieros incluyen graficos.
- El Reporte de Morosidad te muestra que unidades tienen deuda y por cuantos meses.
- El Reporte de Caja mensual es ideal para presentar en la asamblea de propietarios.
- Puedes programar el envio automatico mensual del reporte financiero por correo.
Configuracion del edificio
Datos, reglas y metodos de pago
En la configuracion del edificio defines los parametros generales que afectan a todo el sistema: nombre del edificio, metodos de pago habilitados, porcentaje de mora, y mas.
Pasos
Ve a Panel -> Configuracion
Aqui encontraras todas las opciones de configuracion agrupadas por seccion.
Datos del edificio
Actualiza el nombre, RUC, direccion y datos de contacto del edificio o administradora.
Metodos de pago
Activa o desactiva los metodos de pago en linea: tarjeta de credito/debito (Culqi), Yape/Plin. Configura tus credenciales de pasarela.
Reglas de mora
Define el porcentaje de mora mensual y el numero de dias de gracia antes de aplicarla.
- Verifica que los datos del RUC del edificio sean correctos antes de emitir cuotas, aparecen en los comprobantes.
- Antes de activar el cobro en linea, haz una transaccion de prueba para verificar que la pasarela este bien configurada.
Cambiar el metodo de distribucion de cuotas (prorrateo vs. monto fijo) afecta a las proximas emisiones. No afecta cuotas ya emitidas.
¿Tienes alguna duda?
Contacta a la administracion de tu edificio o escribe a soporte.